Für den Notfall: alle wichtigen Unterlagen in einem Ordner
Am 07 November 2018 veröffentlicht von der Blog-Redaktion der OLB
Notfallordner: Dokumente für den Fall der Fälle
Sie haben Ihr Leben im Griff. Wissen, welche Information Sie in welchem Ordner finden. Kennen den richtigen Ansprechpartner für jedes Anliegen. So soll es sein und so bleibt es hoffentlich für immer … Allerdings: Eine Garantie dafür gibt es leider nicht. Manchmal ändert sich das Leben von einem auf den anderen Tag – und genau um diesen Fall der Fälle geht es hier. Erfahren Sie, wie Sie einen Notfallordner anlegen, der Ihnen und Ihrer Familie enorm helfen kann.
Warum sollten Sie einen Notfallordner anlegen?
Ob Bankkonten, Rentenversicherungen und Schließfächer oder Ärzte, Zusatzversicherungen und Krankengeschichte: Die wichtigsten Namen, Kontaktdaten und Fakten haben Sie im Kopf. Und was Sie nicht im Kopf haben, finden Sie mit ein paar Handgriffen in einem sauber beschrifteten Ordner. – All das spielt indes leider keine Rolle mehr, wenn Sie plötzlich ausfallen. Dann muss jemand anders für Sie übernehmen, Ihr Partner, Ihre Kinder, enge Freunde. Und genau für diese Menschen ist der Notfallordner. Er erleichtert es Ihren Vertrauten, für Sie zu handeln und Entscheidungen zu treffen, wenn Sie es nicht können.
Was gehört in einen Notfallordner?
Auf diese Frage gibt es naturgemäß keine allgemeingültige Antwort. Mancher hat sein Leben sehr übersichtlich organisiert: ein Haus, ein Konto, gesetzliche Kranken- und Rentenversicherung, fertig. Bei anderen sind mehr Unterlagen und Dokumente relevant. Zum Beispiel, wenn Freiberufler noch Geschäftskonten und Kundenkarteien überblicken müssen, Unternehmer für Mitarbeiter verantwortlich sind oder Vermögende über Immobilien und Aktien verfügen. Damit Sie nichts vergessen, könnte Ihr individueller Notfallordner wie folgt gegliedert sein:
1. Persönliche Daten
- Notieren Sie zunächst die wichtigsten Kontaktdaten – zum Beispiel von der Familie, engen Freunden, gegebenenfalls Rechtsanwälten.
- Heften Sie eine Kopie Ihres Ausweises und Ihres Stammbuchs ab.
2. Vermögen
- Legen Sie eine Übersicht über sämtliche Bankverbindungen an – vom Giro- über das Tagesgeld- bis zum Sparkonto.
- Regeln Sie den Zugang zu etwaigen Bankschließfächern.
- Und wenn Sie eine oder mehrere Immobilien besitzen, heften Sie an diese Stelle Ihres Notfallordners auch Kopien von Grundbucheinträgen ab.
3. Leistungen im Krankheits- oder Todesfall
Ob ein Pflegefall eintritt oder für Hinterbliebene gesorgt sein soll: Vorsorgemaßnahmen sind wichtig. Wenn Sie sie getroffen haben, schaffen Sie die Voraussetzungen, damit alles unkompliziert in Anspruch genommen werden kann.
- Legen Sie im Notfallordner Kopien der gesetzlichen Rente sowie privater Unfall- und Lebensversicherungen, Renten- und ggf. Zusatzversicherungen ab.
- Bitte beachten: Bei Schadensmeldungen unverzüglich handeln, um wichtige Fristen nicht zu verletzen.
4. Verfügungen, Vollmachten
- An diese Stelle gehört jedes Dokument, das Sie in diesem Bereich – ggf. unter Einbeziehung eines Notars – erstellt haben: Testament, Patientenverfügung, Vorsorge-, Betreuungs- und Bankvollmachten etc.
- Wichtig sind die Form und die Klarheit der Vollmachten, damit etwa Banken und Versicherer sie ohne Umschweife akzeptieren.
5. Krankengeschichte
- Machen Sie Listen mit etwaigen Krankheiten (Diabetes, Schilddrüse etc.) oder Operationen (Bypass, Herzschrittmacher etc.) sowie einzunehmender Medikamente.
- Vermerken Sie die Namen von Hausarzt und Fachärzten sowie wichtige Unverträglichkeiten/Allergien.
- Ferner gehört in diesen Bereich Ihres Notfallordners eine Kopie von Unfall- und Blutspende- bzw. Organspendeausweis.
6. Eigener Betrieb
Gerade als Unternehmer oder Freiberufler ist es eminent wichtig, Namen, Nummern und Unterlagen zusammenzustellen sowie Fragen zu klären:
- Welche Mitarbeiter sollen in Ihrer Abwesenheit Entscheidungen treffen?
- Wer kennt das Notfallmanagement?
- Wer hat welche Vollmachten?
- Sind alle wichtigen Passwörter oder Schlüssel auffindbar?
Schreiben Sie die Antworten auf diese Fragen klar auf, damit im Betrieb alles seine geregelten Gang nehmen kann, wenn Sie plötzlich ausfallen.
Wo sollten Sie den Notfallordner aufbewahren?
In dem Ordner ist ein großer (organisatorischer) Teil Ihres Lebens festgehalten, weswegen er selbstverständlich nicht gerade offen auf dem Couchtisch liegen sollte. Andererseits verfehlt er auch seinen Zweck, wenn Sie ihn so gut verstecken, dass er unauffindbar ist. – Überlegen Sie sich daher in Ruhe einen guten Aufbewahrungsplatz, an dem der Ordner nicht für jedermann zugänglich, aber im Ernstfall trotzdem schnell greifbar ist. Und weihen Sie sodann Vertrauenspersonen ein, die wissen, wo sie den Ordner finden und in welchen Fällen er genutzt werden soll.
Welche Unterstützung erhalten Sie von Ihrer OLB?
Zum einen haben wir eine Gliederung für Ihren Notfallordner erstellt, die Sie sich herunterladen können. Dort ist in Kürze vermerkt, was in welchen Bereich gehört, damit Sie nichts vergessen.
Zum andere stehen wir Ihnen jederzeit zur Seite, wenn es um Aspekte geht, die im Fall der Fälle wichtig sind. Sollten Sie Fragen haben oder Beratungsbedarf sehen, melden Sie sich etwa bei unseren Experten für Freiberufler, für vermögende Kunden oder für die Vorsorge.
Nehmen Sie sich jetzt die Zeit, einen Notfallordner anzulegen. Es wird Ihnen ein gutes Gefühl der Sicherheit geben – auch wenn der Ordner hoffentlich niemals zum Einsatz kommen muss.